Saago: 5 рекомендаций, как найти конкурентные преимущества в секторе содержания недвижимости

Понимание того, является ли сектор содержания недвижимости высоко конкурентным или нет, варьируется в зависимости от понимания руководителя компании сегмента рынка содержания и финансового положения компании.

Мы считаем, что технологическое развитие в рабочих процессах сектора содержания недвижимости еще в зачаточном состоянии, и общепринятое мышление в отношении технологических улучшений местами слишком «старой школы». Бизнес-процессы компаний основаны на прошлых разработках и привычках, которые очень трудно изменить, так как внедрение технологических инноваций требует времени и заставляет сотрудников переучиваться.

Мы считаем, что конкуренция является движущей силой инноваций. Компании, которые подумали о том, как технологически обновить свои услуги или продукты раньше других компаний, находятся в лучшем положении. Почему?

Потому что у этих компаний есть значительно большие конкурентные преимущества перед другими. Руководитель компании или начальник отдела может сделать очень много важных вещей для достижения конкурентного преимущества. Следует начать с понимания бизнес-процессов компаний по содержанию недвижимости. Получение этой ясности выявит узкие места в бизнес-процессах.

Важно помнить, что услуга по содержанию недвижимости играет критически важную роль в обеспечении бесперебойного функционирования объектов недвижимости и их устойчивости.

Итак, какие виды деятельности включает в себя содержание недвижимости?

Точнее - содержание недвижимости включает управление и техническое обслуживание следующих систем:

• Здания
• Оборудование
• Коммунальные услуги
• Системы оборудования

Хотя сектор содержания недвижимости по сравнению с другими секторами услуг не очень привлекательный, он, несомненно, важен, так как обеспечивает эффективное функционирование, безопасность и долговечность недвижимости. Без эффективного содержания недвижимости компании и организации столкнулись бы со значительными проблемами в предоставлении своих услуг.

Эстонская софтверная компания Saago Tech OÜ помогла нескольким компаниям в секторе содержания недвижимости улучшить свои процессы с помощью программной технологии следующим образом:

• Упростила получение обзора различных внутренних рабочих процессов компании
• Помогла сэкономить время при оптимизации рабочих процессов
• Автоматизировала графики технического обслуживания предоставляемых услуг
• Упростила управление подрядчиками
• Автоматизировала создание счетов и управление работами
• Позволила отказаться от старого ПО и бумажных документов

Наиболее распространенные узкие места в содержании недвижимости - это проблемы, вызванные недостатком информации и недостаточным использованием программного обеспечения. Возникновение проблем само по себе понятно - компании сосредоточены на предоставлении своих основных услуг и поэтому заняты повседневной работой, а использование программного обеспечения отошло на второй план.

Технологический уровень может быть очень разным в зависимости от компании. Это потому, что для некоторых компаний повседневная работа с бумажными документами, календарем Outlook и Gmail, комбинацией обоих или файлами Microsoft Excel - это норма, в которых организуются работы. Все эти существующие инструменты содержат определенную часть данных компании, что означает, что данные клиентов разбросаны по различному программному обеспечению, документам и между людьми, и нет центрального обзора клиентов. Как руководитель компании очень сложно принимать бизнес-решения, когда не существует центрального программного обеспечения для получения обзора предоставления основных услуг.

Также очень распространено объединение информационных фрагментов из различного программного обеспечения в файл Excel и управление компанией на основе этого. Является ли это нормальным в 2023 году, это вопрос для компании?

Выделяя 5 наиболее распространенных проблем, с которыми компании по содержанию недвижимости должны справляться ежедневно:

1. Управление рабочими процессами техников в содержании недвижимости
2. Администрирование автоматических графиков технического обслуживания
3. Ведение журналов технического обслуживания
4. Автоматизированное создание счетов
5. Составление и отправление коммерческих предложений

Ниже мы перечисляем наиболее распространенные проблемы в секторе содержания недвижимости и предлагаем некоторые решения, которые помогают клиентам Saago решить их.

Управление рабочими процессами техников в секторе содержания недвижимости

Отслеживание рабочего времени сотрудника не является серьезной проблемой при использовании правильного программного обеспечения. Существует множество программных продуктов для отслеживания рабочего времени, и некоторые компании даже используют NFC-валидацию в офисе. Однако здесь есть своя сложность, так как все простые решения являются очень элементарными и не учитывают специфику сектора содержания недвижимости.

Сектор содержания недвижимости имеет очень четкую специфику.

Приведем наиболее распространенные:

• работы находятся в разных зданиях и на разных оборудованиях
• отдельные работы должны быть подписаны клиентом
• клиенты находятся в информационном вакууме, то есть они не имеют информации о предстоящих работах по техническому обслуживанию

*Обзор предстоящих работ по содержанию недвижимости на неделю.

Мы решаем проблемы компаний по содержанию недвижимости в Saago ежедневно, так как создали простой SaaS (программное обеспечение как услуга) сервис, который позволяет компаниям использовать самое современное программное обеспечение для управления своими рабочими процессами. И все это как очень простая услуга на основе подписки.

Saago позволяет отслеживать выполнение рабочих задач сотрудниками в режиме реального времени. Офисные работники не должны выполнять никакие дополнительные действия, так как вся информация о рабочей задаче автоматически вводится в Saago. Техник выполняет свою обычную работу, но вводит информацию о работе в устройство, следуя инструкциям, отображаемым на экране телефона или планшета, и тем самым предоставляет обратную связь офисным работникам.

«Основной причиной использования Saago было лучшее понимание планирования технического обслуживания и отказ от бумажных документов. Я считаю, что мы справились с этим с помощью Saago!» Региональный руководитель Stell Eesti AS (бывшая ISS Эстония).

Значение профилактического обслуживания и как его осуществлять

Не только в содержании недвижимости, но и в обслуживании оборудования распространены проблемы с точностью расписания профилактического обслуживания и обратной связью об обнаруженных проблемах. Проблемы часто выявляются только при их возникновении, но это должно быть наоборот - предотвращение проблем является превентивной деятельностью.

Профилактические работы должны быть автоматизированы и продлевать срок службы недвижимости или оборудования. Для предотвращения будущих проблем необходимо описать подробную историю обслуживания в акте передачи и журналах технического обслуживания. Это сложная проблема для многих компаний, так как на рынке нет хороших программных решений, и поэтому многие периодические графики обслуживания описаны в обычном офисном программном обеспечении - календарь Outlook, календарь Google и в некоторых случаях даже на бумажном носителе или в файле Excel.

*Ввод и выполнение регулярных графиков обслуживания очень просто.

Можно себе представить, что поддерживание актуальности графиков обслуживания в программном обеспечении, которое для этого не предназначено, создает много дополнительной работы для компаний и сотрудников, ответственных за графики обслуживания. Эта забота для некоторых компаний является обычным дежавю рабочего дня, а для некоторых - суровой реальностью.

Сервис подписки Saago позволяет добавить правила и действия графика обслуживания одним щелчком мыши для всех объектов недвижимости или оборудования, и, следовательно, отслеживание автоматического обслуживания очень просто. В Saago можно составить собственные цифровые контракты на обслуживание и начать управлять всем портфелем клиентов за несколько минут. Все автоматизировано и выполняется на основе ввода ответственного сотрудника компании.

Цифровой журнал технического обслуживания - это необходимо?

Одна из самых сложных задач для компаний по содержанию недвижимости - ведение актуальных и легкодоступных журналов технического обслуживания.

В некоторых зданиях можно найти папки с документами, хранящимися на стене или столе, в других их нет вообще. Поддерживание актуальности журналов технического обслуживания со всей информацией является критически важной частью содержания недвижимости или оборудования - это неотъемлемая часть предотвращения и избежания проблем.

*Актуальные журналы технического обслуживания на бумаге - частое явление, но вопрос в том, как в них разобраться.

В последние годы Эстонское государство продвигало законодательство, касающееся цифровых журналов технического обслуживания. Постановление Министра внутренних дел Правительства Эстонии №. 1 «Требования к системам пожарной сигнализации и зданиям, из которых сигналы об автоматической пожарной сигнализации должны быть переданы в Центр экстренной помощи, и порядок передачи и отказа от передачи сигналов о пожаре», Параграф 25, пункт 3 предусматривает возможность ведения журнала АТС (и других систем) в цифровой среде.

Это означает, будь то на бумажном носителе или без бумаги - журнал технического обслуживания должен быть заполнен информацией о техническом обслуживании, и очевидно, что помимо компаний об этом думают и правительства государств.

Сервис подписки Saago упростил ведение журналов технического обслуживания, так как автоматизация графиков обслуживания - это большой шаг к актуальности и цифровизации журналов технического обслуживания. Благодаря цифровизации рабочих задач все задачи и решения, связанные с зданиями и оборудованием, становятся цифровыми, и из них остается «цифровой поток», который можно воспроизвести в любой момент.

Как устаревший процесс выставления счетов увеличивает ваши расходы

Бизнес-процессы меняются со временем. Раньше создание счетов было забавной частью ведения бизнеса, но сегодня - нет. Многие компании по-прежнему используют «старомодное» бухгалтерское программное обеспечение, и многие компании по-прежнему полагаются на бумажные акты передачи, которые вручную вводятся в бухгалтерскую программу в конце каждого рабочего дня. Иногда случается, что счета на бумаге теряются, а иногда акты даже не попадают на стол бухгалтера к концу недели. Все действия, выполняемые вручную, очень трудозатратны и нерегулярны, и при вводе информации с бумаги в бухгалтерскую программу могут возникнуть ошибки.

К счастью, Saago сохранила в своем программном обеспечении эту забавную часть создания счетов. С Saago создание счетов автоматическое и простое, даже если вам нужно управлять очень большим портфелем объектов недвижимости или оборудования.

Saago поговорила с более чем 300 компаниями, и многие из них упоминают два основных действия при создании счетов:

1. Данные для счета получаются только когда мой техник возвращается в офис в конце рабочего дня и передает информацию, написанную от руки на бумаге, нашему бухгалтеру.
2. Счета мы создаем только тогда, когда бухгалтер вводит информацию с бумаги в нашу бухгалтерскую программу, чтобы мы могли отправить счет клиенту.

Звучит как обычный дежавю рабочего дня или суровая реальность вашей компании?

Опять же, как руководитель или начальник отдела продаж, вы часто думаете о том, как сделать вещи в своей организации проще и эффективнее, рассматривая следующее.

• Нанять еще больше людей?
• Как быть еще более экономичным?
• Как достичь большего объема работ и эффективности с существующими рабочими процессами?
• Как продолжать расти как компания с существующим персоналом?

На все эти вопросы можно найти ответ, если выявить и решить существующие узкие места в организации. Автоматизированный бухгалтерский учет так же важен, как и логичные бизнес-процессы, так как автоматизация помогает избежать простых, повторяющихся, монотонных действий, таких как ручной ввод информации с бумаги в какую-либо бухгалтерскую программу.

*Интеграция с бухгалтерской программой находится всего в одном щелчке мыши.

*Техник может выполнить свою рабочую задачу на телефоне или планшете, и введенная информация попадает в реальном времени на стол бухгалтера.

Онлайн коммерческие предложения

Предложение правильной цены - это важный навык для привлечения клиента, но создание выигрышного предложения за минуту также обязательно. По крайней мере, мы в Saago так думаем.

Часто компании не задумываются о том, что составление коммерческих предложений может быть чем-то, что можно улучшить в компании, так как использование существующих инструментов (шаблоны pdf или xls файлов) - это старая и действующая привычка. Были времена, когда Microsoft Office был единственным программным обеспечением в компании, которое могло решить практически все проблемы компании, но к настоящему времени бизнес-процессы и потребности клиентов кардинально изменились. Использование общего и неспециализированного программного обеспечения может быть еще действующим в течение следующих 2-3 лет, но конкурентного преимущества на рынке с его помощью не получить.

*Составление и копирование коммерческих предложений возможно за 2 минуты. Ко всем предложениям возможно добавить комментарии клиента и при необходимости исправить предложение в реальном времени.

Отзывы клиентов Saago показывают, что простое и быстрое составление коммерческих предложений является важной и неотъемлемой частью общего функционирования компании. Модуль онлайн коммерческих предложений Saago делает создание предложений в компании эффективным и позволяет сохранять и просматривать все составленные предложения неограниченное количество раз. Таким образом, компания может быстро и точно получить обзор коммерческих предложений по всему портфелю клиентов.

Почему же компаниям по содержанию недвижимости необходимо обновлять свои цифровые решения для достижения успеха?

В заключение можно сказать, что компании имеют много других проблем, которые требуют решения, но действуя в первую очередь с 5 вышеуказанными проблемами Saago, можно достичь быстрого и наиболее заметного конкурентного преимущества в секторе содержания недвижимости. Каждая компания сама решает, как найти ответы на свои проблемы, но по мнению Saago, решения уже есть на рынке.

Saago рекомендует компаниям начать думать о долгосрочной перспективе своей компании и для этого сначала инициировать и решить существующие проблемы. Получите такой сервис подписки по содержанию недвижимости, как Saago, и вы уже будете на шаг ближе к оптимизации своих процессов и повышению прибыльности.

В конце концов, сектор содержания недвижимости, несомненно, жизненно важен и развивается, но для роста рынка и достижения успеха ему необходимны технологические инновации.