Памятка для начинающего предпринимателя: знаешь ли ты, какие документы нужно хранить?

Памятка для начинающего предпринимателя: знаешь ли ты, какие документы нужно хранить?

Если после похода в магазин чеки обычно летят в мусор, то как предпринимателю нужно тщательно подумать, прежде чем избавиться от какого-либо документа или удалить письмо. Одной из важнейших задач начинающего предпринимателя является ведение бухгалтерии в порядке, и сохранение документов – это не просто формальность, а обязанность.

Золотое правило: храни документы семь лет

Золотое правило, которое каждый предприниматель, независимо от размера своего бизнеса, должен помнить, само по себе простое: все бухгалтерские документы необходимо хранить семь лет. Сюда входят и все документы, подтверждающие расходы и доходы компании.

Семилетний срок хранения вытекает из нескольких законов. Закон о бухгалтерии обязывает хранить первичные бухгалтерские документы, реестры, договоры и договоры, связанные с долгосрочными обязательствами. Закон о налоге на добавленную стоимость предписывает сохранять копии счетов-фактур, а также счета-фактуры на купленные товары и полученные услуги. Согласно Налоговому кодексу, необходимо хранить все документы, связанные с операциями и платежами.

«Семилетний срок хранения начинается для некоторых документов с конца хозяйственного года – так обстоит дело, например, с первичными бухгалтерскими документами, договорами и отчетами. Срок хранения счетов-фактур и приходных кассовых ордеров начинается с даты их выдачи или получения. Например, необходимо хранить счета-фактуры, выписки из банка и таможенные декларации», – объясняет руководитель отдела развития бизнеса и услуг CH Consultations Райли Ильвес.

Из золотого правила есть десятилетнее исключение

Если на бухгалтерские документы расходов распространяется семилетний срок, то договоры, связанные с работниками, должны храниться десять лет с момента прекращения действия договора.

«Согласно Закону о трудовом договоре работодатель должен хранить письменный документ трудового договора и данные медицинского осмотра как во время действия трудового договора, так и в течение десяти лет после его прекращения. Это означает, что даже если предприниматель нанимает себя в качестве члена правления или нанимает проектного помощника, трудовой договор, договор поручения или договор подряда должны храниться десять лет», – подчеркивает Ильвес.

Для кого хранятся документы и что происходит, если какой-то теряется

Документы необходимо хранить для того, чтобы предприниматель при необходимости мог доказать, почему и на что он потратил деньги компании, а также когда и как деньги поступили в компанию. Все это проверяется при налоговом расчете, который контролирует Налоговое и таможенное управление. Например, если налоговое управление проявляет интерес к деятельности компании, необходимо доказать как свои расходы, так и доходы. И если какой-то счет или квитанция отсутствует, может случиться, что по этой операции придется задним числом уплатить налоги.

Поскольку Налоговое и таможенное управление в случае подозрений может требовать от компаний документы за последние три года, а в случае серьезного налогового нарушения – документы за до шести лет, то вполне разумно хранить все необходимые счета-фактуры в течение этого периода.

Приведем простой пример. Художник по украшениям заказал материалы на сумму 100 евро, к которым добавился 22% налог на добавленную стоимость. Стоимость украшений, изготовленных из материалов, составила 200 евро, и к цене добавился налог на добавленную стоимость 44 евро. Затем художник произвел расчет с государством, уплатив налог на добавленную стоимость, вычтя из налога на добавленную стоимость, полученного от клиента, налог на добавленную стоимость, уплаченный за материалы, и уплатил государству 22 евро. Затем он выбросил квитанцию об покупке материалов. «Если сейчас налоговое управление пришло бы проверять предпринимателя, он не смог бы доказать, что потратил 100 евро именно на материалы и уплатил 22 евро налога на добавленную стоимость. В конечном итоге он должен был бы задним числом вернуть эту сумму государству», – объясняет Ильвес.

Где и как хранить документы?

Документы можно хранить как на бумаге, так и в электронном виде – важно, чтобы их было легко найти при необходимости и они были понятно систематизированы. В случае бумажных документов обычная практика заключается в том, что материалы текущего и предыдущего года хранятся в скоросшивателях. Более старые бумажные документы можно собрать в картонные коробки, на которые стоит отметить, до какой даты их необходимо хранить.

Если имеешь дело с квитанциями низкого качества печати, то стоит сделать их копию, так как в противном случае может случиться, что через несколько лет оригинальная квитанция станет нечитаемой. Если хранишь копию вместе с выцветшим оригиналом, этого достаточно для налогового инспектора. «Бумажные документы можно хранить в учреждениях, предоставляющих услуги архивирования, которые позже при просьбе клиента уничтожают документы с истекшим сроком хранения», – рекомендует Ильвес.

Документы также можно хранить в цифровом виде – например, сканируя или фотографируя бумажные счета-фактуры или сохраняя полученные по электронной почте PDF-файлы. Для электронных документов важно, чтобы они были организованы, например, в папках по годам и месяцам. Также необходимо учитывать, что их должно быть возможно представить в письменном виде. Это означает, что их должно быть возможно распечатать или представить в электронном виде. Чтобы данные не были потеряны, рекомендуется регулярно делать резервные копии, например, на внешний жесткий диск или в облако.

Изучи условия облачного сервиса

В наши дни для хранения цифровых файлов можно использовать облачный сервис, но согласно специалистам, перед этим следует ознакомиться с правилами поставщика услуг. Например, Dropbox может закрыть неактивный аккаунт через 90 дней, и вместе с ним документы могут быть потеряны. Поэтому всегда нужно ознакомиться с условиями поставщика услуг и отдавать предпочтение надежным и безопасным решениям.